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    信息化源于現代檔案管理的需要

    2021-04-20

    昨天的文件是今天的檔案,今天的電子文件是明天的數字檔案。任何時期,記憶社會、延續歷史、傳承文化都是檔案工作者肩負的不可推卸的重任。檔案管理公司,檔案工作作為社會文化事業的重要組成部分被列入國民經濟和社會發展的總體規劃,遵循和服從社會信息化發展的總體要求和戰略部署。社會信息化、國家資源戰略將21世紀的檔案事業置于一個集理念、方法和技術于一體的綜合環境之中,傳統的檔案工作需要發展,檔案管理需變革,檔案事業需要創新,檔案現代化管理的需要為檔案信息化提出了根本的要求,檔案信息化也必將由于這一需求而獲得生存與發展的機會。



       身處快速發展的信息時代,人們強烈意識到:曾經很熟悉的規則、方法和工作思路不再像以前那樣奏效,作為管理檔案(社會重要資源)的特殊群體——檔案工作者,已經感受到社會環境變化所帶來的巨大沖擊力和挑戰,只有變革才有出路!變革是走出困境、適應社會快速發展的靈丹妙藥!


    計算機輔助檔案管理的需求


           計算機輔助信息管理是檔案信息化的基礎性工作之一,初期的使用方式主要局限于將傳統的、手工管理過程中產生的檔案目錄信息實現計算機管理,即將檔案目錄信息錄入到計算機中以方便檢索,提高庫房調卷工作效率。隨著計算機在檔案管理工作中的廣泛應用和檔案業務精細化管理程度的提高,計算機輔助檔案信息管理將不斷地增添新內涵,主要表現在檔案描述信息更加細化,檔案管理過程信息需要實施管理,檔案內容的計算機化管理和網絡化查詢也逐漸成為必須。


    電子文件歸檔與保存的要求


           2005年4月1日《中華人民共和國電子簽名法》正式生效,其規定具有電子簽名的電子文件與書面文書一樣具有同等的法律效力,因此,作為檔案進行歸檔的電子文件與紙質檔案一樣具有檔案的憑證屬性、價格屬性、知識屬性。

    檔案管理公司

    館藏檔案數字化的要求


           檔案作為一種特殊的文化資源,在信息社會發展過程中發揮著重要的作用。國家檔案在《關于加強檔案信息資源開發利用工作的意見》中明確指出:檔案信息資源的開發與利用是現代檔案工作的重中之重。中辦、國辦聯合發布的《關于加強信息資源開發利用工作的若干意見》中明確指出:各級黨政機關、企事業單位要充分認識信息資源開發利用工作的重要性,加強政務、企業、產業等信息資源的開發與利用,充分發揮信息資源在信息化建設中的重要作用。大力開展館藏檔案數字化、提供數字化檔案的利用服務已經成為網絡時代檔案館對外服務的新模式,也是保護珍貴檔案原件的有效措施之一。


    檔案信息網絡建設的要求


       收集、保存和管理檔案的主要目的在于:記憶社會發展歷史,提供檔案信息服務,傳承人類文明史話。21世紀,檔案信息網絡成為了社會公眾了解檔案館、認識檔案工作、提高檔案意識的主要渠道。檔案館能夠通過這一網絡窗口展示館藏檔案資源,提供信息和知識服務。因此,無論從檔案工作開展的需要還是從社會公眾利用檔案信息資源的角度來看,建立檔案信息網絡都有著極其重要的作用和意義。


    檔案信息安全管理的要求


           網絡環境下檔案信息的安全需要從多個層面采取保障措施。只有應用層的安全是不夠的,信息安全需要的是網絡七層都安全;只有主機安全是不夠的,還要求桌面、服務器、網關、資源存儲等各個網絡節點都安全;只有系統的建設、開發與運行維護人員安全意識的加強是不夠的,還要求所有檔案工作者都要具備較高的安全意識;只有被動的防護和事后補救是不夠的,還需要主動的診斷、分析和監控;因此,全網安全、工作人員安全意識的增強是保障檔案信息安全的重要內容。


    檔案館IT資源整合的要求


           檔案館的信息化建設工作一般都采用分期分階段來實施,并隨著業務的發展不斷地對系統進行改進、完善和提高。由于建設時期信息技術的局限性、信息化建設者的思路和方法的局限性以及成本投入有限等諸多方面的原因,難免會形成信息化孤島,造成檔案館內部各部門之間的信息沒有共享,業務流程沒人集成,軟硬件系統支撐平臺和管理信息系統也因系統建設、實施與擴展的時間階段的不同,而形成異構平臺、異構系統。


       對于已經形成了信息化“孤島”的檔案館,在進一步開展信息化建設時,應考慮采取一些彌補措施:一種是整合當前現有的軟硬件IT資源,重新設計一個長期可發展的計劃方案來開展實施,即采取揚棄態度,重新站在一個較高起點來發展工作,這種方案適合于當前信息化運行系統和各種軟硬件系統已經很難適應檔案業務發展需要的狀況;另一種方式是在現有信息化工作的基礎上,采取打補丁、做接口的方式,以獲得預期的目標。但無論采取哪種方式都需要解決檔案信息化系統中設備資源、信息資源和應用系統的整合、集成與共享等問題。


    數字化檔案資源長期保存的要求


          檔案的憑證價值與參考價值決定了它需要長期保存的必要性。具有法律效力的電子檔案同樣也需要采取各種技術方法、管理措施,以延續其壽命、保障其完整、有效、可讀與歷史記憶性,這是現代檔案的管理工作的一項新職能。


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